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quarta-feira, abril 24, 2024
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    Muito além dos números: criando um projeto chamado casamento

    O sonho do casamento…

    Nessa jornada da vida encontrar o par ideal e unir forças para partilhar momentos, histórias, lutas e conquistas é realmente uma grande dádiva. Depois das emoções do pedido cuidadoso e da fase do noivado, chega a hora de marcar a data para a celebração.

    Vocês sabem que junto com essa decisão chegam também as listas de tarefas e as inúmeras dúvidas, não é mesmo?

    Por isso eu gostaria de convidá-los para dedicar um tempo precioso para encarar esse momento como um grande projeto: a dupla será o time impecável que vai fazer as combinações perfeitas para que tudo aconteça como esperado.

    Por que oriento isso?

    Para ajudá-los a ter uma melhor clareza de começo, meio e fim e as correlações entre os diferentes desdobramentos. No fim de cada dia, vocês irão perceber que por mais simples que seja a celebração, o que vem pela frente não são meros detalhes.

    Vamos começar a pensar no seu projeto especial?

    Primeira etapa: aprender com o passado

    – Comece a refletir sobre festas ou encontros entre amigos que vocês já organizaram ou até mesmo participaram juntos ao longo da relação. Isso é importante pois podemos evitar grandes prejuízos, alinhar expectativas, antecipar riscos e outros detalhes, fazendo uma retrospectiva. Podemos aprender com os acertos e os erros cometidos, as características comuns e os eventuais padrões que vocês tendem a seguir. Exercício: escreva suas ponderações sobre o que funcionou e o que não funcionou na organização. Por exemplo:

    O que funcionou

    (comportamento, estilo e porte do evento, fornecedores, economias, local, data, convidados, temática, estilo de músicas, melhores horários e etc).
    O que não funcionou

    (comportamento, estilo e porte do evento, fornecedores, economias, local, data, convidados, temática, estilo de músicas, melhores horários e etc).

    Devo manter para o casamento
    (antecipação, comunicação assertiva, terceirizar o que vai consumir tempo excessivo e gerar stress ao casal)

    Não devo manter para o casamento
    (não antecipação, comunicação truncada, não dividir tarefas, comprar fora do planejado)

    Padrão comum percebido na retrospectiva
    (deixamos para a última hora, pouco diálogo, somente um decide, ficamos muito ansiosos e etc).

    Ação definida para não repetir o erro
    (ter uma pessoa que coordene as atividades principais e haja um alinhamento semanal por tópicos).

    Segunda etapa: lista de atividades e datas

    – Compreender que um projeto é formado por um esforço temporário. Isso significa que contém um início, um desenvolvimento e um fim e vocês precisam definir muito bem isso.

    Um projeto só pode ser finalizado quando os objetivos esperados são alcançados, quando não for mais necessário ou quando ficar bem claro que os objetivos não poderão ser atingidos ou não compensa mais seguir em frente. É um momento singular, por isso, organize um cronograma, pense em grandes tópicos com os detalhes que chegam em sua mente. Haverá momentos em que vocês irão precisar atuar em uma ou mais atividades na mesma semana, então, ter a visão geral do que precisa ser feito é fundamental para tomar melhores decisões entre dividir, delegar ou fazer juntos.

    TemaQuem vai fazer?Semana 1Semana 2Semana 3Semana 4
    CERIMÔNIAXX
    a – Local da festa
    b – Cerimonialista
    c – Estilo (contemporâneo, moderno, tradicional)
    FORNECEDORESXXX
    a – Buffet
    b – DJ ou banda
    c – Decoração

    Terceira etapa: escopo realista

    – Com a percepção de padrão que o casal possui na organização de eventos, aprendizados obtidos com erros e acertos passados, lista de atividades atreladas a um cronograma macro, chegou a hora de balancear três fatores conflitantes e comuns quando lidamos com projetos: tempo, custo e escopo.

    1. Vocês terão um ano para organizar o evento ou três meses?
    2. Vocês terão a reserva financeira necessária ou utilizarão de outros recursos?
    3. Vocês querem um evento grande, médio ou pequeno? Na praia, salão ou no sítio?

    O sucesso do seu projeto vai depender desses fatores, encontrar o equilíbrio para que tudo possa acontecer com a fluidez e calma necessárias. Afinal é uma celebração que vai marcar o início de uma nova fase a dois e os aprendizados do projeto irão fortalecer as próximas grandes decisões do casal.

    Um projeto bem sucedido começa com a definição de objetivos bem claros, metas e propósitos. A qualidade esperada requer consenso entre o casal, pois será a partir dessas definições que surgirão os desdobramentos e alinhamentos com todos os fornecedores que irão compor o grande time do seu evento. Sim! Será necessário trabalharem juntos, criando uma relação de trabalho adequada para que todos cumpram com cada meta estabelecida por vocês.

    Todos precisam saber o que é possível ser alterado e o que não é possível ser alterado no percurso, para que não haja surpresas negativas no dia do evento. O escopo deve ser realista e atender a todos os requisitos que vocês sonham experienciar no dia da celebração.

    Escopo (exemplo)

    Queremos que nosso casamento seja clean, os convidados devem sentir-se em casa, confortáveis e mediante imprevistos toda a equipe esteja atenta a perceber desconfortos sob excesso de calor, chuva que não estejam sob nosso controle, oferecendo uma experiência de recepção agradável e cuidadosa com as pessoas que estarão no evento.

    O serviço do buffet deverá ser feito com horários pré-definidos e ter um roteiro claro de modo a evitar demora na oferta de alimento, bebidas, falta ou excesso de atendimento na extensão do salão.

    As atividades extras precisam evitar filas e demora excessiva para os convidados não deixarem de aproveitar a cerimônia.

    Queremos que os convidados interajam entre si, criando um espaço de harmonia e afetuosidade.

    Quarta etapa: custo

    – Comece agora a buscar os fornecedores e obter os orçamentos necessários para a sua escolha, considerando o escopo detalhado e o tempo que terão até a data da festa. Oriento que tenha um diálogo atento e observe os riscos envolvidos em cada contratação.

    Veja que vou acrescentar algumas dicas valiosas para essa etapa:

    1. Visitem todos, entenda a agenda de trabalho e converse com outros clientes para obter feedbacks, consulte Reclame Aqui e o CNPJ dos fornecedores junto ao Serasa.
    2. Dedique um tempo para pensar em riscos associados a cada serviço que vai contratar e como mitigá-los, especificando isso em contrato.

    Por exemplo, o local do evento tem gerador? Se acabar a energia, como vai fazer? Questões climáticas, quais serão as medidas de controle? O local é de fácil acesso? Há risco de acidente? Tem licença de operação e de bombeiro? Haverá ambulância no local?

    • Vocês precisarão ter uma rotina de acompanhamento periódico com os fornecedores para alinhar as entregas contratadas, expectativas do evento e unir 100% dos envolvidos no processo em uma reunião geral. Dedique tempo para socializar com todos da equipe, crie a sua marca pessoal com o time!

    • Conheça as opções de pagamento, impostos envolvidos, taxas adicionais, descontos e garantias que possam utilizar em cada tipo de contratação, contribuindo com o fluxo de caixa geral do evento.

    Faça um controle para os orçamentos recebidos por tópico assim irá facilitar analisar e ponderar, fundamental equalizar as propostas para ter certeza de que estão comparando iguais. É comum pagarmos R$ 500 a mais por algo que o outro já incluiu na proposta como serviço a ser entregue e não observarmos com clareza. Por isso enviar um escopo para cada contrato é relevante, para que todos sigam o mesmo padrão no envio e vocês tenham condições de comparar as ofertas e decidir pela qualidade e custo ideal.

    O escopo deve conter informações que atendam às suas expectativas como: cor, tamanhos, texturas, quantidades, horários de atendimento, padrões esperados, formatos e afins. Quanto mais bem detalhado melhor.

    Exemplo de controle para escolha de fornecedores

    TópicoFornecedor AFornecedor BFornecedor C
    EscopoVantagens e/ou desvantagens percebidas
    Riscos observados
    Vantagens e/ou desvantagens percebidas
    Riscos observados
    Vantagens e/ou desvantagens percebidas
    Riscos observados
    Valor, condição e pagamento
    Impostos e outras taxas

    Controle fluxo de caixa (saída de pagamentos por semana)

    FornecedorSemana 1Semana 2Semana 3Semana 4
    APago APago CPago B
    B
    C

    Esse controle acima sugerido irá ajudá-los a enxergar o volume de recurso que está saindo por semana e para cada contrato estabelecido, não deixando de acompanhar o orçamento e os compromissos assumidos.

    Com essas quatro importantes atividades vocês já terão um belo começo para trabalhar o início do seu projeto, a celebração do seu casamento!

    Em resumo, nesse primeiro artigo eu trouxe para vocês:

    1. Aprender com o passado: faça uma retrospectiva dos eventos que já organizaram, aprender com acertos e erros para garantir o sucesso da sua celebração, alinhando expectativas e os objetivos esperados.
    2. Lista de atividades e datas alvo da organização: tenha uma lista de atividades e cronograma macro para começar a organizar e desdobrar as ações e responsabilidades. É importante avaliar e considerar a disposição e disponibilidade em resolver tudo ou contar com apoio profissional.
    3. Escopo realista: para cada serviço a ser contratado escreva um escopo, incluindo o que é esperado por vocês, o que esperam que seja evitado e incluam os eventuais riscos possíveis para que possam trabalhar junto com os fornecedores ações de mitigação e garantias.
    4. Custo: mão na massa para obter os orçamentos dos fornecedores e assim começar a decidir quem serão os seus parceiros na formação desse grande time para o seu evento!

    Aguardo os seus comentários e dúvidas para ajudá-los na missão de cumprir com a entrega deste projeto, ok? Claro, com o resultado perfeito que tanto esperam!

    Camila Duarte

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